Rregullorja e Sallës

RREGULLORE

MBI SHFRYTEZIMIN E DOKUMENTEVE ARKIVORE NË

ARKIVIN QENDROR SHTETËROR DHE ARKIVAT SHTETËRORË VENDORË

 

Neni 1

Rregulla të përgjitshme

  1. Normat e përcaktuara në këtë rregullore janë të detyrueshme si për publikun ashtu dhe për punonjësit e DPA-së.
  2. Konsultimi i dokumenteve për interesa studimore e vetjake kryhet në sallën e studimit të Arkivit Qendror Shtetëror dhe në mjediset e përcaktuara për studim në Arkivat Shtetërore Vendorë.
  3. Salla e studimit pranë AQSH-së shërben me këtë orar: E hënë – e enjte: 09.00 – 15.00 E premte: 09.00 – 13.00
  4. Salla e studimit është e mbyllur në ditët e pushimit, në festat zyrtare, si dhe nga datat 15 Gusht – 31 Gusht dhe 15 Dhjetor – 15 Janar të çdo viti kur kryhet verifikimi fizik i mjeteve të kërkimit, si dhe për raste të veçanta, kur përcaktohet me urdhër të Drejtorit të Përgjithshëm.
  5. Studiuesi, përpara se të hyjë në sallën e studimit, është i detyruar të vendosë në dhomën e pranimit çantën, aparate riprodhimi të çfarëdo lloji, si dhe ushqime. Nuk lejohet në mënyrë kategorike që kërkuesi të ketë me vete dokumente personale.
  6. Ndalohet hyrja në sallën e studimit e personave me sjellje të papërshtatshme që shkaktojnë bezdi për studiuesit dhe punojësit e sallës së studimit, me qëllim që të mos dëmtohet ecuria e shërbimit dhe puna e kërkuesve të tjerë në sallë.
  7. Studiuesit nuk i lejohet të lëvizë në mjedise të tjera të DPA-së dhe AQSH-së pa miratimin e përgjegjësit të sektorit të shërbimit dhe praninë e një punonjësi të sallës së studimit.
  8. Ndalohet pirja e duhanit dhe konsumimi i lëngjeve e ushqimeve në të gjitha mjediset e shërbimit.
  9. Studiuesit në mënyrë kategorike nuk i lejohet të bëjë ndërhyrje në dokumente (shënime, nënvizime, palosje apo zhubrosje). Në sallën e studimit atij i lejohet vetëm përdorimi i lapsit.
  10. Studiuesi është përgjegjës për mirëmbajtjen e dokumenteve, mjeteve të kërkimit arkivor, inventarë, katalogë, skedarë dhe aparaturave të mikrofilmimit për aq kohë sa ato i jepen atij në përdorimi. Gjendja e dokumenteve verifikohet nga personeli i sallës së studimit para dhënies dhe marrjes së tyre, në prani të studiuesit.

 

Neni 2

Rregjistrimi

  1. Studiuesi kryen rregjistrimin e tij si online, nëpërmjet lidhjes me internet me faqen e Arkivit, duke ngarkuar të dhënat e tij, ashtu edhe pranë sallës së studimit, duke plotësuar formularin përkatës, në të cilën përcaktohen qartë objekti i studimit dhe hapësira kohore e temës përkatëse.
  2. Përgjegjësi i sallës verifikon çdo ditë, në orën 08.00 dhe në orën 16.00, kërkesat e studiuesve për regjistrim. Nëse verifikon se të dhënat e kërkuesit janë të njëjta me kartën e identitetit e aprovon menjëherë kërkesën. Nëse verifikon mospërputhje, atëherë e refuzon, duke e arsyetuar vendimin e refuzimit, nëpërmjet sistemit online.
  3. Kërkuesi paraqet kartën e identitetit dhe nënshkruan formularin e aplikimit, të printuar nga përgjegjësi i sallës, në çastin më të parë të pranisë së tij në sallën e studimit.
  4. Nëse dokumentacioni ose kërkimi nuk korrespondon me materialet në dispozicion të AQSh apo ASHV-ve përkatëse, nëse është e mundur, punonjësi i sallës e drejton studiuesin tek institucioni i cili administron dokumentacionin e kërkuar prej tij.
  5. Pas paraqitjes së kartës së identitetit, studiuesi pajiset me fletë hyrje, e vlefshme për një muaj, e cila përsëritet deri në mbarimin e studimit.
  6. Punonjësi i shërbimit të sallës krijon një dosje të veçantë për çdo kërkues, ku administrohet fletë regjistrimi dhe dokumente të tjera që mund të krijohen nga kërkuesi gjatë procesit të tij të studimit.
  7. Regjistrimi në AshV kryhet manualisht, në prani të Titullarit të DRASh-it, ose të autorizuarit të tij.

Neni 3

Kërkimi

  1. Pasi është njohur me rregulloren e sallës, kërkuesi njihet me mjetet e kërkimit arkivor.
  2. Kërkuesi virtual (ai që kërkon me anën e internetit), njihet paraprakisht me mjetet e kërkimit virtual, QUERY, fondet arkivore, etj.
  3. Kërkuesi i paraqitur në sallë konsultohet njihet me mjetet virtuale të kërkimit, ashtu edhe me mjetet fizike, inventarë, skedarë, etj. dhe konsultohet për përdorimin e mjeteve të kërkimit arkivor me specialistët arkivistë të sallës së studimit, dhe sipas rastit, edhe me specialistë arkivistë të periudhave të ndryshme.
  4. Çdo kërkesë është e vlefshme për një temë të caktuar studimi dhe për zgjidhjen e një kërkese operative apo personale.
  5. Pasi ka përzgjedhur informacionin e kërkuar, kërkuesi, si ai virtual, ashtu dhe ai i paraqitur në sallën e studimit, plotëson fletë porosinë për njësitë e ruajtjes (dosjet) që kërkon të konsultojë, sipas formularit përkatës.
  6. Çdo kërkues është i lirë të kërkojë deri në 10 (dhjetë) njësi ruajtje në ditë, me një kapacitet maksimal prej 400 (katërqind) dosjesh në ditë (nga të gjithë studiuesit e AQSh, me përjashtim të ish-AQP), sipas përparësisë së kohës së aplikimit. Nëse një kërkues kërkon më shumë se 10 dosje, atëherë kryen kërkesë të re për një datë tjetër.
  7. Kërkuesi përcakton vetë datën kur kërkon t’i shohë njësitë e ruajtjes, afat i cili fillon pas tre ditësh nga data e kërkimit.

 

Neni 4

Shërbimi në AQSH (me përjashtim të njësive të ish Arkivit Qendror të Partisë)

  1. Në përfundim të afatit të pikës 7 të nenit 3, Përgjegjësi i sallës së studimit, bën kontrollimin e saj nëse dosjet e kërkuara janë sekret, ose ka pasaktësi në formulim, etj. dhe në qoftë se ajo nuk është e plotësuar saktë, kontakton me kërkuesin për të rregulluar gabimet e mundshme. Pas verifikimit bën shpërndarjen e tyre tek përgjegjësit e vendruajtjes dhe digjitalizimit.
  2. Brenda ditës së nesërme Punonjësi i ngarkuar me mikrofilmat, bën kontrollon nëse njësitë e ruajtjes janë të mikrofilmuara dhe nëse mund të shërbehen në sallë (nëse pamjet janë të qarta). Në fund shënon dosjet që janë të mikrofilmuara dhe mund të shërbehen dhe ia dorëzon kërkesat bashkë me shënimet përgjegjësit të sektorit të digjitalizimit brenda orës 15:00.
  3. Brenda orës 16:00, përgjegjësi i sektorit të digjitalizimit kontrollon se cilat dosje janë të skanuara dhe nëse ato mund të shërbehen në sallë (nëse pamjet janë të qarta) dhe bën shënimet përkatëse për dosjet që janë të skanuara dhe mund të shërbehen dhe ia dorëzon kërkesat bashkë me shënimet të ngarkuarit me punë të Drejtorit të Arkivit Qendror Shtetëror.
  4. Brenda ditës së punës, i ngarkuari me punë të Drejtorit të Arkivit Qendror Shtetëror përgatit urdhër-porosinë, sipas shtojcës nr. 1, të kësaj rregulloreje. Në urdhërin e punës merren parasysh këta faktorë:
    1. Njësitë e ruajtjes që janë të mikrofilmuara dhe të shërbyeshme shërbehen në mikrofilm.
    2. Njësitë e ruajtjes që janë të skanuara dhe të shërbyeshme shërbehen të skanuara.
    3. Për pjesën e mbetur të njësive të ruajtjes kalojnë për digjitalizim, aq njësi ruajtje sa është kapaciteti i sektorit të digjitalizimit për një ditë, sipas normave, me këtë radhë përzgjedhjeje:
      1. Njësitë e ruajtjes që përbajnë informacion sensitiv ose pronësor
      2. Njësitë e ruajtjes më të vjetra
  • Njësitë e ruajtjes më të shërbyera në kohë
  1. Njësitë e tjera të ruajtjes shërbehen në origjinal.
  2. Në rastet kur një studiues ka shumicën e njësive të ruajtjes të shërbyeshme në origjinal, ose kur studiuesi studion në kuadër të një marrëveshjeje bashkëpunimi të DPA-së, mund të shërbehen edhe njësitë e mbetura në origjinal. Përjashtime nga ky rregull mund të bëhen vetëm me miratim të Drejtorit të Përgjithshëm.
  1. Urdhër-porosia i shpërndahet sektorit të digjitalizimit dhe sektorit të vendruajtjes. Brenda orës 15:00 të diës së nesërme, sektorët i dorëzojnë përgjegjësit të sektorit të shërbimit të gjitha njësitë e ruajtjes, në secilën prej tre formateve, sipas urdhër-porosi.
  2. Nëse për ndonjë arsye, verifikohet që njësitë e ruajtjes nuk gjenden/nuk korrespondojnë me ato të kërkuara, kërkuesi njoftohet me email për njësitë e padisponueshme, të paktën 3 ditë përpara datës së prenotuar. Në këtë rast, kërkuesit i lind e drejta të bëjë një kërkesë ekuivalente me një datë të përcaktuar bashkarisht me përgjegjësin e sektorit të shërbimit, pavarësisht kufizimeve të pikës 6, të nenit 3, të kësaj rregulloreje.
  3. Nëse, për arsye të ndryshme, studiuesi e ka të pamundur të paraqitet në sallën e studimit për konsultimin e njësive të ruajtjes të përzgjedhura nga ai, si online dhe onsite, njofton të paktën 2 (ditë) përpara në sistemin elektronik.

Në këtë rast, nëse studiuesi ka prenotuar një datë të re, materialet e nxjerra nuk kthehen, por mbahen në vendruajtje deri në datën e re. Me këtë rast përpilohet një procesverbal mes përgjegjësit të sektorit të shërbimit dhe përgjegjësit të vendruajtjes (Shtojca 2) i cili i bashkëlidhet fletë porosisë së re dhe asaj të vjetër.

  1. Në rastin kur kërkuesi nuk paraqitet në sallën e studimit në afatin e kërkuar, materialet mbahen 3 ditë në sallën e studimit, pas së cilës materialet kthehen në vendruajtje, me procesverbalin përkatës të përgjegjësit të sallës dhe vendruajtjes (Shtojca 3).
  2. Nëse studiuesi nuk arrin t’i hulumtojë të gjitha materialet brenda datës së caktuar, ai ka të drejtë t’i shikojë, hulumtojë ato deri në 3 (tre) ditë, duke vënë në dijeni punonjësin e sallës. Në këtë rast, përgjegjësi i sallës njofton përgjegjësin përkatës të vendruajtjes/digjitalizimit dhe materialet qëndrojnë pranë specilistit përkatës.
  3. Nëse kërkuesi nuk arrin t’i hulumtojë materialet e kërkuara brenda 3 ditëve, kërkesa kthehet e papërmbushur, dhe kërkuesi është i detyruar të plotësojë një porosi të re për një datë tjetër.

 

Neni 5

Shërbimi në i njësive të ish Arkivit Qendror të Partisë dhe në ASHV

  1. Për shkak të natyrës së dokumentacionit të ish Arkivit Qendror të Partisë dhe pamundësisë së digjitalizimit të informacionit në Arkivat Shtetërorë Vendorë, studiuesit që duan të hulumtojnë këto fonde duhet të paraqiten peronalisht, përkatësisht në sallën e studimit të AQSh dhe në sallat përkatëse të Arkivave Shtetërorë Vendorë.
  2. Studiuesi, i rregjistruar si më sipër, paraqitet pranë sallës së studimit dhe, pas përzgjedhjes së njësive të ruajtjes nga mjetet fizike të kërkimit, plotëson fletë porosinë për njësitë e ruajtjes. Ajo i përmbahet sasisë së kërkuar prej maksimumi 10 (dhjetë) njësi ruajtje në ditë.
  3. Për materialet e ish-AQP, fletë porosia firmoset nga Përgjegjësi i Sektorit të Shërbimit të Dokumentacionit dhe Përgjegjësi i Sektorit të ish-AQP.
  4. Përgjegjësi i Sektorit të ish-AQP verifikon nëse njësitë e ruajtjes të kërkuara janë të mikrofilmuara ose jo, të skanuara ose jo, dhe i shërben ato si më sipër, dmth, nëse janë të mikrofilmuara shërben me mikrofilm, nëse të skanuara, i shërben ato të skanuara, dhe nëse nuk janë as të mikrofilmuara, as të skanuara, i shërben ato në origjinal, jo më vonë se 3 ditë nga marrja e kërkesës.
  5. Për materialet e ASHV, titullari verifikon fletë porosinë dhe shërben dokumentacionin në origjinal.
  6. Njësitë e ruajtjes së kërkuara nga punonjësit e AQSh, për arsye pune, shërbehen pas nënshkrimit të urdhërporisisë nga përgjegjësi i sektorit përkatës dhe përgjegjësi i vendruajtjes.

Neni 6

Riprodhimi i dokumenteve

  1. Studiuesi, pasi është njohur dhe konsultuar me njësitë e vëna në dispozicion, plotëson fletë porosinë në mënyrë manuale, dhe e dorëzon atë pranë punonjësve të sallës së studimit.
  2. Me marrjen e fletë-porosisë, përgjegjësi i shërbimit, bën rregjistrimin e tyre dhe shpërndarjen tek specialistët përkatës, duke njoftuar përgjegjësat përkatës të sektorit të shërbimit.
  3. Specialistët e sallës së shërbimit, brenda të njëjtës ditë, dërgojnë fletë-porosinë, sips rastit, pranë vendruajtjes apo sektorit të digjitalizimit duke bërë regjistrimin në rregjistrin përkatës, të firmosur nga marrësi përkatës.
  4. Sipas specifikimeve të kërkesave dhe sasisë së dokumentave të kërkuara, afatet e përcaktuara për kthimin e përgjigjeve janë si vijon:
  5. Për fotokopjet e dokumenteve:
  6. Nga 1 – 100 fletë fotokopje, brenda 5 ditë pune, duke filluar nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;
  7. Nga 100 – 500 fletë fotokopje, brenda 14 ditë pune, duke filluar nga nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;
  • Më shumë se 500 fletë, periudha maksimale është 30 ditë kalendarike, duke filluar nga nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë.
  1. Për skanimet e dokumenteve:
  2. Nga 1 – 200 fletë skanime, brenda 5 ditë pune, duke filluar nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;
  3. Nga 200 – 600 fletë fotokopje, brenda 10 ditë pune, duke filluar nga nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;
  • Më shumë se 600 fletë, periudha maksimale është 30 ditë kalendarike, duke filluar nga nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;
  1. Për skanimet e fotografive:
  2. Nga 1 – 50 fotografi, brenda 5 ditë pune, duke filluar nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;
  3. Nga 50 – 100 fotografi, brenda 10 ditë pune, duke filluar nga nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;
  • Më shumë se 600 fotografi, periudha maksimale është 30 ditë kalendarike, duke filluar nga nga dita e nesërme e dorëzimit/plotësimit të fletë-porosisë;

Neni 7

Penalizimet

  1. Studiuesi i cili me sjelljen e papërshtatshme shkakton bezdi për studiuesit e tjerë dhe punonjësit e sallës së studimit i ndalohet hyrja apo shërbimi në sallën e studimit.
  2. Studiuesi i cili keqpërdor mjetet e kërkimit arkivor dhe njësitë e ruajtjes, i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj, dhe nëse dëmi është i pariparueshëm, denoncohet pranë organeve përkatëse.
  3. Studiuesi që bën qarkullimin e njësive të ruajtjes nga njëri studiues te tjetri, i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj, dhe në rast përsëritje, përgjithmonë.
  4. Studiuesi që nxjerr jashtë sallës së studimit fotokopje, materiale arkivore apo literaturën me të cilat është konsultuar në sallën e studimit, i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj, dhe në rast përsëritje, përgjithmonë.
  5. Studiuesi, i cili nuk paraqitet për hulumtimin e njësive arkivore në afatin e përcaktuar prej tij, dhe nuk njofton për mos paraqitjen, penalizohet që përsëritjen e kërkesës ta kryejë vetëm pas 1 (një) muaji nga data e kërkimit. Në rast përsëritje, studiesit i ndalohet frekuentimi dhe shërbimi në sallën e studimit nga 1 deri 12 muaj.

Neni 7

Ankimimi

  1. Nëse studiuesi nuk është i kënaqur me shërbimin, ka të drejtën e ankimimit, sipas formularit bashkëlidhur (Shtojca 4),
  2. Komisioni i Ankimimit, brenda 3 (tre) ditësh nga marrja e ankimit, verifikon dhe vendos për ankimimin, sipas formularit përkatës (Shtojca 5).
  3. Komisioni mund të vendosë fillimin e procedurës së verifikimit, edhe pa pasur ankimim.
  4. Përbërja dhe funksionimi i Komisionit është i njëjtë me Komisionin e Ankimimit të parashikuar në Regulloren për Kërkesat Social-Juridike të Qytetarëve.
  5. Nëse ankimimi rezulton i drejtë, studiuesit i ofrohet shërbimi me përparësi.

Neni 8

Masat administrative

  1. Nëse nga ankimimi rezulton që përgjigjet e dhëna apo procedura e ndjekur kanë ardhur si pasojë e veprimeve subjektive të punonjësit përkatës, Komisioni njofton zyrtarisht eprorin e drejtpërdrejtë për nisjen e masave disiplinore, sipas legjislacionit në fuqi.
  2. Nëse materialet e vëna në dispozicion (mikrofilm/bobinë) nuk janë të lexueshme, apo të qarta, Komisioni njofton eprorin direkt të nëpunësit përkatës, për marrjen e masave disiplinore, sipas legjislacionit në fuqi.
  3. Nëse dokumentet e dala janë materiale të klasifikuara, dhe rezulton që kanë dalë në kundërshtim me ligjin, Komisioni njofton eprorin direkt të nëpunësit/nëpunësve përkatës, për marrjen e masave disiplinore, sipas legjislacionit në fuqi
  4. Nëse dokumentet e shërbyera (të nxjerra) nuk janë ato të kërkuara nga kërkuesi, Komisioni njofton eprorin direkt të specialistëve përkatës (si nga salla e studimit ashtu dhe nga vendruajtja), për marrjen e masave disiplinore, sipas legjislacionit në fuqi.
  5. Nëse nuk respektohen afatet e riprodhimit të dokumenteve, Komisioni njofton eprorin direkt të specialistit përkatës, për marrjen e masave disiplinore, sipas legjislacionit në fuqi.

Neni 9

Dispozita të tjera

  1. Nëse për ndonjë arsye, një datë e përcaktuar bie pushim (me vendim qeverie, apo tjetër), apo për shkaqe të tjera (evenimente të paparishikuara), dhe kërkuesit kanë bërë prenotimet e tyre, atëherë, sipas rradhës që kanë bërë prenotimin, njoftohen që të vijnë nga 10 persona në ditët në vazhdim.
  2. Nëse ndonjë prej tyre ka emergjencë, duhet të njoftojë paraprakisht përgjegjësin e sallës, i cili bën shpërndarjen te specialistët përkatës.
  3. Nëse vendoset mbyllja e sallës në një ditë të caktuar, përgjegjësi i sallës bën anulimin e asaj date nga sistemi elektronik.

arkiva2016Rregullorja e Sallës